議事録テンプレート4選｜会議別フォーマットと時短テクニック

「議事録のテンプレートが欲しい」「毎回フォーマットがばらばらで、書くたびに時間がかかる」——議事録の作成を任されて、そんな悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか。

議事録は、フォーマットさえ整っていれば決して難しい仕事ではありません。逆にいえば、型を持たないまま白紙から書き始めることが、時間がかかる最大の原因です。会議の種類ごとに「入れる項目」はほぼ決まっているため、テンプレートに沿って埋めていくだけで、誰が書いても一定の品質に仕上がります。

この記事では、定例会議・プロジェクト会議・役員会議・1on1の4種類の議事録テンプレートを、そのままコピーして使える形で紹介します。あわせて、WordやGoogleドキュメントでフォーマットを整えるコツ、作成時間を半分にする時短テクニック、AI議事録ツールとの使い分けまで解説します。

今日の会議からすぐに使える内容をまとめました。まずは自分の会議に近いテンプレートを見つけて、試してみてください。

議事録テンプレートを使う前に押さえたい基本

テンプレートを紹介する前に、議事録というドキュメントの役割と、どの会議にも共通する基本項目を整理しておきます。ここを理解しておくと、テンプレートを自社の会議に合わせてアレンジするときに迷いません。

議事録が果たす3つの役割

議事録の役割は、単なる「会議の記録」にとどまりません。大きく分けて次の3つがあります。

• 決定事項の証拠を残す：「言った・言わない」の水掛け論を防ぎ、決まったことを組織の共通認識にする
• アクションを前に進める：誰が・何を・いつまでにやるかを明文化し、会議後の実行を担保する
• 欠席者・関係者に共有する：会議に出ていない人が、経緯と結論を短時間で把握できるようにする

つまり議事録は「過去の記録」であると同時に、「次の行動の起点」になる文書です。この視点を持つと、発言を一言一句書き取る必要はなく、決定事項とToDoさえ確実に押さえればよいことが分かります。議事録を起点にビジネスを前に進める考え方は、打ち合わせ議事録の効果的な活用法の記事で詳しく解説しています。

どの会議にも共通する基本項目8つ

会議の種類が違っても、議事録の骨格になる項目はほぼ共通です。次の8項目を押さえておけば、どんなテンプレートも自力で組み立てられます。

項目	書き方のポイント
会議名	「第◯回」など回数を入れると、後から検索しやすい
日時・場所	開始と終了の両方を記載。オンラインの場合はツール名を書く
出席者・欠席者	役職順または五十音順。社外の人は会社名も併記する
記録者	内容に不明点があったとき、誰に確認すればよいかを示す
議題（アジェンダ）	会議前に配布したアジェンダをそのまま転記する
決定事項	議論の経緯と分けて書く。最重要項目のため冒頭か目立つ位置に
ToDo（宿題事項）	「内容・担当者・期限」を必ずセットで書く
次回予定	日時・場所・主な議題。決まっていなければ「調整中」と明記

特に重要なのは「決定事項」と「ToDo」の2つです。極端にいえば、この2つが正確なら議事録としての役目はほぼ果たせています。反対に、議論の内容が丁寧に書かれていても、決定事項が曖昧な議事録は読み手の役に立ちません。

「読まれる議事録」の3つの条件

せっかく作った議事録も、読まれなければ意味がありません。読まれる議事録には共通する条件があります。

1つ目は結論が先に書かれていることです。決定事項を文書の冒頭にまとめれば、忙しい上司や欠席者は最初の10行だけで要点をつかめます。2つ目は発言録ではなく要約になっていることです。「誰が何を言ったか」を逐一残すのではなく、論点ごとに議論の流れと結論を整理します。3つ目は共有が早いことです。会議の記憶が新しいうちに届くからこそ、内容の確認も修正もスムーズに進みます。

この3条件は、これから紹介するテンプレートすべてに反映されています。構造を理解した上で使うと、アレンジの効きがまったく違ってきます。

【会議種別】すぐ使える議事録テンプレート4選

ここからは、会議の種類別に4つのテンプレートを紹介します。会議には定例・プロジェクト・役員会議などさまざまな形がありますが、それぞれ目的も参加者も違うため、議事録のフォーマットも変えるのが正解です。会議の種類と設計の考え方は会議体とは？意味・種類・設計のポイントで整理しています。

テンプレートはそのままコピーして、WordやGoogleドキュメントに貼り付けて使えます。不要な項目は削り、自社でよく使う項目を足して、チームの「標準フォーマット」に育ててください。

①定例会議の議事録テンプレート

週次・月次の定例会議は、開催頻度が高いぶん議事録の作成負担も大きくなりがちです。定例会議の議事録は「毎回同じ構造」にすることが最大のポイント。前回からの持ち越し事項を先頭に置くと、会議自体の進行もスムーズになります。

書き方のコツは、決定事項のまとめを文書の最上部に置くことです。定例会議の議事録は「全部は読まれない」前提で作るのが現実的で、冒頭の数行だけで要点が伝わる構造にしておくと、共有相手からの反応が変わってきます。

また、持ち越し事項の欄には「完了・継続・保留」のステータスを付けてください。定例会議は同じメンバーで続いていくため、前回との差分が見えるだけで議事録の価値が大きく上がります。

②プロジェクト会議の議事録テンプレート

プロジェクト会議の議事録は、タスクと課題の管理が主役になります。決定事項に加えて、「課題（リスク）」と「ToDo」を明確に区別して記録するのがポイントです。課題は今すぐ動けないが注視すべきこと、ToDoは担当と期限を切って動くことと整理すると、書き分けに迷いません。

プロジェクト会議では、決定の「理由」も短く残しておくと後で効いてきます。プロジェクトは数カ月単位で動くため、途中でメンバーが入れ替わったり、過去の決定を見直す場面が必ず出てきます。「なぜそう決めたか」が一行あるだけで、蒸し返しの議論を防げます。

課題・リスクの欄には「判断期限」を付けるのがおすすめです。「いつまでに方針を決めないと影響が出るか」を書いておくと、課題の放置を防げます。

③役員会議・経営会議の議事録テンプレート

役員会議や経営会議の議事録は、社内文書の中でも特にフォーマルな部類に入ります。決議事項について「誰が出席し、どのような手続きで承認されたか」を残す必要があるためです。発言の要旨も、他の会議より丁寧に記録します。

役員会議の議事録では、議案ごとに「説明→質疑→結果」の流れで構造化します。結果は「承認・否決・継続審議」のいずれかを明確に書き、賛否が分かれた場合はその内訳も残してください。末尾に作成者と確認者の名前を入れ、文書としての責任の所在を示すのが慣例です。

なお、取締役会の議事録は会社法で作成と備え置きが義務付けられており、記載事項にも法的な要件があります。この記事のテンプレートは社内の経営会議・幹部会議を想定したものです。法定の取締役会議事録を作成する場合は、自社の法務担当や司法書士に記載要件を確認してください。

④1on1ミーティングの議事録テンプレート

1on1は上司と部下が1対1で話す場で、議事録というより「対話の記録」に近い性質を持ちます。フォーマルな体裁は不要ですが、記録を残さないと「話しただけ」で終わってしまうのも1on1の特徴。話したテーマと合意したことだけを、軽量なフォーマットで残すのがちょうどよい塩梅です。

1on1の記録で大切なのは、部下側が「話したいこと」を事前に書き込める欄を用意することです。1on1は本来、部下のための時間です。上司の進捗確認の場にしないためにも、テンプレートの先頭は部下のアジェンダから始めてください。

また、この記録は評価資料ではなく、2人の間の合意メモとして扱うのが基本です。共有範囲を2人に限定し、その前提をお互いに確認しておくと、率直な話が出やすくなります。

Word・Googleドキュメントでフォーマットを整えるコツ

テンプレートの中身が決まったら、次は運用するツールに落とし込みます。多くの職場で使われるWordとGoogleドキュメントそれぞれで、議事録フォーマットを効率よく整えるコツを紹介します。

Wordで議事録フォーマットを作る

Wordで議事録フォーマットを作るなら、テンプレートファイルとして保存するのが第一歩です。通常の文書（.docx）ではなく「Wordテンプレート（.dotx）」形式で保存すると、開くたびに新規文書として立ち上がるため、前回の議事録を誤って上書きする事故を防げます。

体裁面では、次の3つを押さえておくと運用が楽になります。

• 見出しスタイルを使う：「議題」「決定事項」などの見出しに見出しスタイルを適用すると、ナビゲーションウィンドウから目的の場所にすぐ飛べる
• ToDo欄は表にする：「内容・担当・期限」の3列の表にしておくと、記入漏れが起きにくい
• 日付や会議名は先頭にまとめる：ファイル名と冒頭の情報が一致していると、後からの検索性が上がる

ファイル名は「20260703_営業定例_議事録.docx」のように日付から始めるルールにすると、フォルダ内で時系列に並びます。社内サーバーで議事録を管理している組織では、この命名規則だけでも探す時間がかなり減ります。

Googleドキュメントで議事録フォーマットを作る

Googleドキュメントの強みは、共有と同時編集です。議事録のURLを会議の招集時に共有しておけば、参加者がその場で追記・修正でき、「議事録の確認依頼→修正→再送」の往復がなくなります。

特に便利なのが、Googleカレンダーとの連携機能です。ドキュメント上で「@」を入力して「会議メモ」を選ぶと、カレンダーの予定に紐づいた議事録の枠（日時・参加者・チェックリスト付き）が自動で挿入されます。定例会議のように予定が決まっている会議なら、フォーマットの大部分をこの機能でまかなえます。

このほか、変更履歴で「誰がどこを直したか」を追える点、コメント機能で本文を汚さずに確認依頼ができる点も、議事録運用と相性の良い機能です。テンプレートは1つのドキュメントとして共有ドライブに置き、毎回コピーして使う運用が定番です。

WordとGoogleドキュメントの使い分け

どちらを使うかは、議事録の性質と共有相手で決めるのが実務的です。判断の目安を表にまとめました。

観点	Wordが向くケース	Googleドキュメントが向くケース
会議の性質	役員会議など正式文書として保管する会議	定例・プロジェクト会議など更新頻度が高い会議
共有相手	社外・取引先へファイルで提出する場合	社内メンバーでリアルタイムに共有する場合
編集スタイル	記録者が1人で仕上げて配布する	参加者全員で追記・修正しながら仕上げる
保管方法	ファイルサーバー・文書管理システムで保管	共有ドライブでURL管理・検索

実際には「社内はGoogleドキュメント、社外提出用はWordに書き出す」という併用が現実解になる組織も多くあります。大切なのはツールの優劣ではなく、チーム内でフォーマットと保管場所を統一することです。

議事録作成の時短テクニック5つ

テンプレートを手に入れても、書き方が非効率なままでは時間は減りません。ここでは、議事録作成の時間を大きく削る5つのテクニックを紹介します。どれも特別なツールは不要で、今日の会議からすぐ試せます。

①会議前にテンプレートへ議題を転記しておく

議事録の時短は、実は会議が始まる前に決まります。会議前にテンプレートを開き、日時・出席者・議題を埋めておくだけで、当日は「議論の中身」を書くことだけに集中できます。

アジェンダが事前に共有されている会議なら、議題ごとの見出しまで作っておけます。ここまで準備すると、会議中の作業は各見出しの下に要点を放り込むだけになり、書きながら構成を考える負荷がなくなります。アジェンダの事前共有を含めた会議前の段取りは、会議の準備チェックリストの記事が参考になります。

②決定事項はその場で読み上げて確定させる

議事録作成で最も時間を食うのは、実は「あの件、結局どう決まったんだっけ」と後から確認する作業です。これを防ぐには、議題の区切りごとに記録者が「では、◯◯という決定でよろしいですか」と読み上げて、その場で確定させるのが一番効きます。

この一手間は、議事録の品質を上げるだけでなく、会議自体の質も高めます。結論が曖昧なまま次の議題に進むことがなくなるためです。読み上げ確認は上手くいく会議進行の流れでも紹介されている、シンプルながら効果の大きい進行技術です。

③記号と略語のマイルールを決める

会議中のメモは、清書を前提にした「速記」と割り切ると速くなります。おすすめは記号のマイルールです。

• 「★」＝決定事項：後で議事録の決定事項欄に転記する
• 「→」＝ToDo：矢印の後に担当者のイニシャルと期限を書く
• 「？」＝要確認：聞き取れなかった・不明確だった箇所に付ける
• 「Pペンディング」＝保留：結論が出なかった論点に付ける

会議が終わった時点で、★の行を拾えば決定事項が、→の行を拾えばToDoリストが出来上がります。「？」が残っていれば、記憶が新しいうちに発言者へ確認します。人名や部署名も、頻出するものはイニシャルや略称で書き、清書時に一括置換すれば十分です。

④「完璧」より「24時間以内の共有」を優先する

議事録は鮮度が命です。3日後に届く完璧な議事録より、当日〜翌日に届く8割の完成度の議事録のほうが、実務でははるかに役立ちます。時間が経つほど参加者の記憶は薄れ、内容の確認も間違いの指摘も難しくなるためです。

おすすめは「会議終了から24時間以内に共有する」と自分に締め切りを課すことです。共有時に「お気づきの点があれば◯日までにご指摘ください」と一文添えれば、細部の正確性は参加者のチェックで担保できます。1人で完璧を目指すより、早く出してみんなで仕上げるほうが、結果として正確な議事録になります。

⑤チームでフォーマットを統一する

個人の時短の先にあるのが、チーム全体の時短です。議事録のフォーマットが書き手ごとにばらばらだと、読み手は毎回「どこに決定事項が書いてあるか」を探すことになります。フォーマットを統一すれば、書く側は迷わず、読む側は目当ての情報に一直線にたどり着けます。

統一のコツは、最初から完璧な標準フォーマットを目指さないことです。まずこの記事のテンプレートをたたき台にして運用を始め、四半期に一度くらいのペースで「使っていない項目を削る・足りない項目を足す」見直しをかけてください。実際の運用で磨かれたフォーマットは、新しいメンバーへの教育コストも下げてくれます。

AI議事録ツールとの使い分け

近年は、会議の音声を自動で文字起こしし、要約まで作ってくれるAI議事録ツールが急速に普及しています。ZoomやTeamsといったWeb会議ツールにも文字起こし機能が標準搭載されるようになり、「議事録はAIに任せればいいのでは」と感じている人もいるはずです。

結論からいえば、AIとテンプレートは「どちらか」ではなく「併用」が最適解です。それぞれの得意分野を整理してみます。

AI議事録ツールが得意なこと・苦手なこと

AIが得意なこと	AIが苦手なこと（人の仕事）
発言の網羅的な文字起こし（聞き漏らしがない）	「どれが正式な決定事項か」の見極め
長時間会議の要約・トピック分割	社内用語・人名・専門用語の正確な表記
「あとで発言を確認する」ための検索	ニュアンスの判断（冗談・仮の案・本決まりの区別）
記録係の負担軽減（全員が議論に集中できる）	共有範囲・機密性への配慮、責任の所在

AIの文字起こしは「素材」としては非常に優秀ですが、そのまま議事録として通用するものではありません。誤変換の修正はもちろん、「議論の途中で出た仮の案」が決定事項のように要約されてしまうこともあり、最終的な確定は人の判断が必要です。

テンプレートとAIを組み合わせた運用例

実務でおすすめなのは、次のような役割分担です。

1. 会議前:テンプレートに日時・出席者・議題を記入しておく
2. 会議中:AIツールに文字起こしを任せ、記録者は「★決定事項」と「→ToDo」だけ手元でメモする
3. 会議後:手元のメモをテンプレートに転記し、曖昧な箇所だけAIの文字起こしで発言を確認する
4. 仕上げ:決定事項とToDoを整えて、24時間以内に共有する

この方法なら、記録者も議論に参加でき、議事録の仕上げは15〜30分程度で終わります。「全部を書き取る仕事」から「決定を確定させる仕事」へ、記録者の役割が変わるのがポイントです。

AIツールを使う前に確認したいルール

便利なAI議事録ツールですが、導入前に必ず確認しておきたいのが録音と情報の取り扱いに関するルールです。会議の録音には参加者への事前の同意が求められるほか、社外の参加者がいる会議では相手企業の情報管理ポリシーにも配慮が必要です。クラウド型のツールでは、音声データがどこに保存され、AIの学習に使われるのかという点も確認しておくべきポイントになります。

このあたりの注意点とチェック方法は、AI文字起こしを会議で使う前に知っておくべきルールと確認方法の記事で詳しく解説しています。AIツールの導入を検討しているなら、あわせて読んでみてください。

議事録が取りやすい会議室の3つの条件

意外と見落とされがちですが、議事録の質は「会議をする場所」にも左右されます。良い記録は、良い環境から生まれます。会議室を選ぶ立場の人は、次の3点をチェックしてみてください。

• 静かで音がクリアに聞こえる:周囲の雑音が多い場所では聞き取りに神経を使い、記録の精度が落ちる。AI文字起こしの認識率にも直結する
• ホワイトボードがある:決定事項をその場で書き出して全員で確認できると、議事録の確定が速い。板書を撮影すれば記録の補助にもなる
• 電源・Wi-Fiと十分な机上スペース:ノートPCでの記録が前提の現在、記録者の席に電源と安定した通信環境は必須

社内に条件を満たす部屋がない場合や、社外メンバーを交えた重要な会議では、設備の整った貸し会議室を使うのも有効な選択肢です。次のセクションでは、議事録作成の環境として条件の良い東京の貸し会議室を紹介します。

議事録作成もはかどる東京の貸し会議室5選

ここからは、静かな環境・ホワイトボード・プロジェクターなど、記録のしやすさという観点で条件の整った東京の貸し会議室を5施設紹介します。定例会議からプロジェクトのキックオフ、役員会議まで、会議の種類に合わせて選んでみてください。

1. 銀座ユニーク貸会議室5丁目店（東銀座エリア）

料金はG402（12名）が標準時間帯1時間3,080円（税込）から。少人数のプロジェクト会議や1on1の集中実施日など、用途に合わせて使いやすい価格帯です。

銀座ユニーク5丁目店の詳細はこちら

2. 銀座ユニーク貸会議室7丁目店（新橋エリア）

少人数向けのN305（12名）は標準時間帯1時間3,300円（税込）から。フォーマルな会議にふさわしい空間を、規模に合わせて選べるのが7丁目店の強みです。

銀座ユニーク7丁目店の詳細はこちら

3. ワイム貸会議室 赤坂（赤坂エリア）

ワイム貸会議室 赤坂の詳細はこちら

4. ワイム貸会議室 お茶の水（神田・御茶ノ水エリア）

ワイム貸会議室 お茶の水の詳細はこちら

5. クオーツギャラリー（渋谷エリア）

クオーツギャラリーの詳細はこちら

まとめ

議事録は、テンプレートという「型」を持った瞬間に、負担の大きい仕事から段取りの仕事に変わります。この記事のポイントを振り返っておきます。

• 基本項目は8つ：会議名・日時場所・出席者・記録者・議題・決定事項・ToDo・次回予定。特に決定事項とToDoが議事録の核になる
• 会議別にテンプレートを使い分ける：定例は「前回との差分」、プロジェクトは「課題とToDo」、役員会議は「決議の手続き」、1on1は「対話と合意」に重心を置く
• ツールは併用でよい：社内共有はGoogleドキュメント、正式文書はWordなど、チームで保管場所とフォーマットを統一する
• 時短の鍵は会議の前後にある：事前のテンプレート準備と、その場での決定事項の読み上げ確認、24時間以内の共有を習慣にする
• AIは「素材づくり」、人は「確定」：文字起こしはAIに任せ、決定事項の見極めと責任は人が持つ

まずは次の会議で、この記事のテンプレートを1つコピーして使ってみてください。「白紙から書かない」だけで、議事録の負担は驚くほど軽くなります。

そして、良い議事録は良い会議環境から生まれます。静かでホワイトボードや電源が揃った部屋なら、記録の精度も議論の質も自然と上がります。大事な会議のときは、設備の整った貸し会議室の活用もあわせて検討してみてください。

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