テレワークやハイブリッド勤務の定着により、オンライン会議は多くの企業にとって日常業務の一部となりました。
その一方で、
「対面での打ち合わせと同じように振る舞えているか」
「画面越しでも適切な印象を与えられているか」
といったマナー面で、不安を感じる方も少なくありません。
オンライン会議は便利な反面、相手との距離感がつかみにくく、ちょっとした気の緩みが相手に不快感を与えてしまうこともあるからです。
業務のスムーズな進行や信頼関係の構築のためにも、オンライン独特のビジネスマナーを意識することが大切です。
この記事では、オンライン会議における基本マナーとともに、「やってしまいがちなNG行動」「好印象を与えるための工夫」について紹介していきます。
社内外を問わず、あらゆるビジネスシーンで役立つ内容ですので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
オンライン会議でも対面と同じマナーが求められる理由
現代においてオンライン会議は、物理的な距離を越えてコミュニケーションを取れる便利な手段です。
しかし、画面越しであっても、ビジネスにおける基本的なマナーは変わりません。
特に初対面の相手や、社外の関係者との会議では、表情や声のトーン、姿勢など、ちょっとした所作が印象を大きく左右します。
画面があることで表情や反応が見えにくくなり、誤解が生まれやすくなるため、対面以上に「伝え方」や「態度」に注意を払う必要があります。
また、カジュアルな服装や無言での参加など、本人は無意識のつもりでも、相手には「業務に対する姿勢」として受け取られる可能性もあります。
オンラインであることを理由に気を抜くのではなく、対面の場と同じように丁寧な対応を心がけることが、信頼関係を築くうえで重要です。
オンライン会議で守るべき基本マナー10選
オンライン会議では、対面とは異なる配慮が求められる場面が多くあります。
以下の10項目は、社内外を問わずどのような場面でも通用する、基本的なマナーです。
1.開始5分前には接続しておく
会議の開始直前ではなく、余裕を持ってログインしておくことで、機器トラブルや通信環境の確認ができます。
相手を待たせないことは、信頼を得る第一歩です。
2.マイクは常にミュートが基本
自分が話していないときはマイクをオフにしておくのがマナーです。
オフにしておかないと、タイピング音や生活音が相手の集中を妨げる可能性があります。
3.服装はビジネスにふさわしいものを選ぶ
カジュアルすぎる服装は、相手にラフすぎる印象を与えてしまいます。
カメラに映る範囲だけでも、ジャケットや襟付きのシャツなどを選んでおくと安心です。
4.背景と周囲の環境に気を配る
カメラに映る背景が乱雑だと、印象が悪くなってしまいます。
自宅からの参加であっても、壁を背にするなど、生活感を抑えた場所を選びましょう。
5.カメラ位置と目線を意識する
カメラの位置が高すぎたり低すぎたりすると、相手に違和感を与えてしまいます。
目線が合う高さに設定し、話すときはできるだけカメラを見るようにしましょう。
6.相づちやうなずきで反応を示す
無反応で画面を見つめるだけでは、相手に「伝わっていないのでは」と不安を与えてしまいます。
うなずきや相づちを加えることで、円滑にコミュニケーションが取れます。
7. 発言は簡潔に、結論から話す
オンラインでは通信状況により聞き取りづらくなることがあります。
結論を先に述べ、その後に理由や補足を伝えると、内容がより伝わりやすくなります。
8.チャット機能の使い方にも注意する
チャットを活用する際も、敬語や句読点の使い方には注意が必要です。
社外の相手がいる場合は特に、丁寧な文面を心がけましょう。
9.離席するときは必ず一言伝える
急な来客や通信トラブルなどで席を外す場合は、可能な限り一言断るようにします。
無言で席を離れると、相手に不安を与えてしまいます。
10.通信トラブルへの備えをしておく
事前にWi-Fiの接続を確認したり、予備の端末を用意しておくと安心です。
トラブルが起きた際の連絡手段（電話やチャット）も確認しておくとスムーズに話ができます。
やってしまいがちなNG例とその改善策
オンライン会議では、気づかないうちに相手にマイナスの印象を与えてしまうことがあります。
ここでは、よくあるNG行動と、それに対する改善策を具体的に紹介します。
カメラを常にOFFにしている
NG例
・顔が見えないため、参加しているのかどうかが伝わりにくい
・発言も少ないと、会議への関心が薄いと受け取られる可能性がある
改善策
・発言時だけでなく、原則としてカメラはONにする
・表情やうなずきで反応を伝え、積極的な参加姿勢を示す
部屋着やラフな服装で参加している
NG例
・相手によっては「ビジネスの場にふさわしくない」と感じることがある
・信頼や印象に影響するリスクがある
改善策
・少なくともカメラに映る上半身は、清潔感のある服装を心がける
・社外の方との会議では、ジャケットやシャツなどを着用する
生活音や周囲の音が入ってしまう
NG例
・タイピング音、子どもの声、テレビの音などが相手に聞こえてしまう
・会話の妨げになり、集中力を削ぐ要因になる
改善策
・マイクはミュートを基本とし、発言時のみONにする
・可能であれば静かな個室で参加する、ヘッドセットを使用するなどの工夫をする
話が長く、要点が伝わりにくい
NG例
・結論が見えない話し方で、聞き手が混乱する
・時間を無駄にしている印象を与える可能性がある
改善策
・要点をあらかじめ整理し、「結論→理由→具体例」の順で話す
・話す前に「〇〇についてお話しします」と伝えるとわかりやすい
会議中に無言で離席する
NG例
・トラブルかどうかが分からず、参加者を不安にさせる
・マナーに欠けると受け取られやすい
改善策
・事前に「一度席を外します」「数分で戻ります」と一言チャットで伝える
・可能であれば、退席中は「離席中」と表示を出すなどの対応をする
オンライン会議で好印象を与えるプラスαのポイント
基本的なマナーを守ることはもちろん重要ですが、少しの工夫を加えることで、さらに良い印象を与えることができます。
ここでは、オンライン会議で「感じが良い」「印象が良い」と思われやすいポイントをご紹介します。
自然な笑顔を意識する
画面越しでは表情が伝わりにくくなるため、意識的に柔らかい笑顔を心がけることが大切です。
真剣な内容であっても、険しい表情よりも、落ち着いた表情のほうが相手に安心感を与えます。
表示名をわかりやすく整える
ZoomやTeamsなどの表示名は、所属とフルネームを記載すると、相手にとってわかりやすく、安心感につながります。
例：「株式会社〇〇 営業部 田中太郎」
聞き役にまわるときも姿勢を崩さない
自分が発言していないときでも、姿勢が崩れていたり、視線が外れていると、相手に「聞いていないのでは」と思われてしまいます。
会議中は背筋を伸ばし、集中している姿勢を保つことで、誠実な印象を与えることができます。
会議後のフォローアップを丁寧に行う
会議終了後、要点をまとめたメールやチャットを送ることで、内容の確認や次のアクションがスムーズになります。
また、丁寧なフォローは信頼感や協調性を示すうえでも効果的です。
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通信環境や機器の整備にも気を配る
音声が聞き取りづらかったり、映像が頻繁に止まると、会議の進行に支障をきたします。
ネット環境の安定やヘッドセットの利用、照明の調整なども、印象を左右する重要な要素です。
便利なツールの活用も印象アップに役立つ
オンライン会議の環境を整えることも、参加者としての印象を左右する大切な要素です。
機器やツールの選び方次第で、より聞き取りやすく、見やすく、快適なコミュニケーションが実現できます。
例えば以下のようなツールは、ビジネスシーンでの活用に適しています。
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ノイズキャンセリング機能付きのマイク・ヘッドセット 周囲の雑音を抑え、自分の声をクリアに届けることができます。
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リングライトなどの照明機材 顔の明るさが保たれ、表情がはっきりと伝わるため、対話がしやすくなります。
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背景ぼかし機能やバーチャル背景 生活感のある部屋を見せたくない場合に活用できます。 ただし、背景が過度に目立つと会議の集中を妨げる可能性もあるため、落ち着いたデザインを選ぶことが大切です。
こうした機材や機能は、必ずしも高価なものである必要はありません。
自身の業務環境に応じて、少しずつ整えていくことが、信頼感や安心感につながります。
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オンラインと対面、使い分けが必要な会議もある
便利なオンライン会議ですが、すべての打ち合わせをリモートで完結させるのが最適とは限りません。
内容や目的によっては、対面で行うほうが効果的なケースも多くあります。
感情や空気感が重要な話し合い
例えば、新しいプロジェクトの立ち上げや、チーム内の信頼関係を築く場面では、表情や場の空気が伝わりやすい対面でのコミュニケーションが有効です。
微妙なニュアンスやアイデアの盛り上がりは、オンラインでは共有しにくいことがあります。
対面や商談など、大切な印象を与えたい場面
特に初めての取引先との打ち合わせや、重要なプレゼンテーションの場では、相手に与える印象が成果を左右します。
オンラインでは伝えきれない「雰囲気」や「誠意」を、対面でしっかり伝えることができます。
加者が多く、自由な議論が求められるとき
ブレスト会議や複数部門との合同ミーティングなど、意見交換が活発な会議では、対面の方がスムーズに進むこともあります。
オンラインでは発言のタイミングがかぶってしまったり、意見が出にくいこともあるため、工夫が必要です。
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対面会議を実施する場合には、立地・設備・雰囲気のすべてが整った場所を選ぶことが重要です。
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・駅近
・高速Wi-Fi、プロジェクター完備
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といった点が好評を集めています。
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まとめ｜オンライン会議も礼儀と気配りがカギ
オンライン会議は、今や多くの企業にとって日常的な業務スタイルの一つとなりました。
その一方で、画面越しだからこそ求められる配慮やマナーがあることも事実です。
本記事でご紹介したように、基本的なビジネスマナーを守りつつ、ちょっとした気配りや準備を重ねることで、オンラインでのやり取りもスムーズかつ信頼感のあるものになります。
一方で、すべてをオンラインで完結させるのではなく、内容や目的に応じて対面の場を選ぶことも、これからの働き方において重要です。
相手との関係性をより良くするために、オンラインと対面を適切に使い分ける視点を持つことが、これからのビジネスコミュニケーションの基本と言えるでしょう。
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